Ny tjänst: Skolverket söker Registrator/dokumentcontroller i Solna – det här söker arbetsgivaren
Skolverket söker Registrator/dokumentcontroller i Solna för en central roll i myndighetens informationsflöde och diarieföring. Tjänsten är placerad på kontoret i Solna Business Park, med möjlighet att arbeta upp till 50 procent på distans enligt annonsen. Rollen beskrivs som viktig för både löpande handläggning och den pågående utvecklingen av Skolverkets diarieföring, bland annat i samband med kommande systembyte till Public 360.
Registraturen ingår i Enheten för informationsförvaltning och säkerhet, som enligt annonsen bland annat ansvarar för arkivfunktionen, informationssäkerhet och internt beredskapsarbete.
Ansvar och arbetsuppgifter
Som registrator/dokumentcontroller arbetar du brett med myndighetens ärenden och handlingar, med diariet som nav. Annonsen lyfter särskilt följande uppgifter:
- Ta emot inkomna handlingar via olika kanaler (exempelvis e-post och fysisk post) och diarieföra.
- Lämna ut vissa typer av diarieförda handlingar på begäran.
- Arbeta i och använda Public 360 som främsta arbetsverktyg (Skolverket byter snart till systemet).
- Kvalitetssäkra diarieförda ärenden i det centrala diariet.
- Förbereda slutbehandlade diarieförda ärenden för arkivering.
- Informera och hålla interna utbildningar i registrering och dokumenthantering.
- Besvara dagliga frågor om diarieföring och informationshantering från medarbetare.
- Hantera frågor från allmänheten via e-post och telefon samt samordna vissa myndighetsgemensamma ärenden.
- Medverka i utvecklingsarbete: ta fram och utveckla rutiner inom registraturen samt bidra i förvaltningen av diarie- och ärendehanteringssystemet.
Arbetet sker i ett team med andra registratorer/dokumentcontrollers, där man enligt annonsen arbetar tillsammans utifrån ett schema.
Kravprofil: kompetens och erfarenhet
Krav
- Eftergymnasial utbildning med samhällsvetenskaplig eller humanistisk inriktning, eller annan inriktning som bedöms likvärdig.
- Aktuell erfarenhet av arbete som registrator, dokumentcontroller eller annan roll med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter.
- Aktuell erfarenhet från arbete i offentlig sektor.
- Erfarenhet av diarieföring i ett digitalt dokument- och ärendehanteringssystem.
- God förmåga att praktiskt använda olika IT-stöd och applikationer som förekommer i verksamheten.
- God kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftningen (lag & rätt).
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
Meriterande
- Högskoleutbildning inom arkivvetenskap eller registrering.
- Erfarenhet av Public 360.
- Erfarenhet av elektronisk informationshantering.
Personliga förmågor (enligt annonsen)
- Pedagogisk kommunikation – kunna förmedla budskap tydligt.
- Mycket god samarbetsförmåga (många interna och externa kontakter).
- Servicekänsla och lyhördhet för verksamhetens behov.
- Noggrannhet, prioriteringsförmåga och strukturerat arbetssätt.
- Självständighet och ansvarstagande.
- Helhetssyn och problemlösningsförmåga.
Vilken typ av säkerhetsroll är det?
Det här är i grunden en informationshanterings- och regelefterlevnadsnära roll som tangerar informationssäkerhet och säkerhetsskydd i praktiken, eftersom registraturen hanterar myndighetsinformation, diarieföring och utlämnande av handlingar med krav på sekretessbedömningar. Skolverket betonar höga krav på säkerhets- och sekretessmedvetenhet, och anställningen kan enligt annonsen innebära placering i säkerhetsklass med säkerhetsprövning (med eller utan registerkontroll) enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585).
Annonsen anger även att Skolverket är en beredskapsmyndighet och att du vid anställning kan komma att krigsplaceras, vilket kopplar rollen till myndighetens beredskapsarbete och robust informationsförvaltning.
Det här bör kandidater lyfta i ansökan
Utifrån annonsens krav och arbetsuppgifter kan det vara relevant att konkret beskriva:
- Din erfarenhet av diarieföring och arbete i digitala dokument- och ärendehanteringssystem (ange gärna system och typ av ärenden).
- Hur du har arbetat med kvalitetssäkring i diarium och förberedelse för arkivering.
- Praktisk tillämpning av offentlighets- och sekretesslagstiftningen, inklusive hantering av utlämnandefrågor.
- Erfarenhet från offentlig sektor och arbete med myndighetsgemensamma ärenden eller extern service (allmänhetens frågor).
- Om du har erfarenhet av Public 360 och/eller elektronisk informationshantering.
- Exempel på intern rådgivning och utbildningsinsatser (pedagogik, stöd till verksamheten, rutiner).
- Hur du arbetar strukturerat vid hög belastning och kan prioritera, samt hur du samverkar i team enligt schema.
- Din säkerhets- och sekretessmedvetenhet, med förståelse för att tjänsten kan omfattas av säkerhetsprövning och säkerhetsklassning.
Så söker du tjänsten
Enligt annonsen är sista ansökningsdag 8 mars. Anställningen är tillsvidare och inleds med provanställning i sex månader. Skolverket uppger att du i ansökan får svara på några frågor i stället för att bifoga ett personligt brev, och rekommenderar att läsa igenom ansökningsformuläret och förbereda svaren innan ansökan registreras.
Sammanfattningsvis signalerar annonsen ett tydligt kompetensbehov i gränslandet mellan informationsförvaltning, lag & rätt (OSL) och säkerhetsmedveten myndighetshantering, där systemförmåga och utvecklingsarbete (Public 360, rutiner och kvalitet) är centralt.
