Ny tjänst: Skolverket söker Registrator/dokumentcontroller i Solna – det här söker arbetsgivaren
Skolverket söker Registrator/dokumentcontroller i Solna för en central roll i myndighetens informationsflöde och pågående utveckling av diarieföringen. Rollen innebär ansvar för hantering av ärenden och handlingar, stöd i registreringsfrågor samt kvalitetssäkring och förberedelse för arkivering.
Tjänsten är placerad på Skolverkets kontor i Solna Business Park. Enligt annonsen finns möjlighet att arbeta upp till 50 procent på distans. Anställningen är tillsvidare och inleds med sex månaders provanställning.
Ansvar och arbetsuppgifter
Som registrator/dokumentcontroller arbetar du brett med diarieföring och informationshantering i en myndighetsmiljö. Skolverket uppger att myndigheten snart byter diarie- och ärendehanteringssystem till Public 360, som blir rollens främsta arbetsverktyg.
- Ta emot inkomna handlingar via olika kanaler (exempelvis e-post och fysisk post) och diarieföra.
- Besvara frågor om registrering, diarieföring och informationshantering från medarbetare.
- Hantera kontakter från allmänheten via e-post och telefon kopplat till registraturen.
- Lämna ut vissa typer av diarieförda handlingar på begäran.
- Kvalitetssäkra diarieförda ärenden i det centrala diariet.
- Förbereda slutbehandlade diarieförda ärenden för arkivering.
- Informera och hålla interna utbildningar i registrering och dokumenthantering.
- Medverka i utvecklingsarbete: ta fram och utveckla rutiner inom registraturen.
- Bidra i förvaltningen av diarie- och ärendehanteringssystemet.
- Arbeta i team med andra registratorer/dokumentcontrollers enligt schema.
Registraturen ingår i Enheten för informationsförvaltning och säkerhet, där arbetet sker tvärfunktionellt. Enheten ansvarar enligt annonsen bland annat för arkivfunktionen, informationssäkerhet och internt beredskapsarbete.
Kravprofil: kompetens och erfarenhet
Krav
- Eftergymnasial utbildning med samhällsvetenskaplig eller humanistisk inriktning, alternativt annan inriktning som bedöms likvärdig.
- Aktuell erfarenhet av arbete som registrator, dokumentcontroller eller annan roll med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter.
- Aktuell erfarenhet från arbete i offentlig sektor.
- Erfarenhet av diarieföring i ett digitalt dokument- och ärendehanteringssystem.
- God förmåga att praktiskt använda olika IT-stöd och applikationer som förekommer i verksamheten.
- God kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftningen (lag & rätt).
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
Meriterande
- Högskoleutbildning inom arkivvetenskap eller registrering.
- Erfarenhet av systemet Public 360.
- Erfarenhet av att arbeta med elektronisk informationshantering.
Personliga egenskaper (enligt annonsen)
- Pedagogisk kommunikativ förmåga.
- Mycket god samarbetsförmåga, då rollen har många interna och externa kontakter.
- Servicekänsla och lyhördhet för verksamhetens behov.
- Noggrannhet, struktur och prioriteringsförmåga.
- Självgående och ansvarstagande.
- Helhetssyn och problemlösningsförmåga.
Vilken typ av säkerhetsroll är det?
Det här är i grunden en roll inom informationsförvaltning med tydliga beröringspunkter mot informationssäkerhet och regelefterlevnad, särskilt genom arbete med diarieföring, elektronisk informationshantering och tillämpning av offentlighets- och sekretesslagstiftningen.
Annonsen lyfter också säkerhetsskyddsaspekter: Skolverket ställer höga krav på säkerhets- och sekretessmedvetenhet, och anställningen kan innebära placering i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning med eller utan registerkontroll kan genomföras enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Myndigheten anger även att den är en beredskapsmyndighet och att krigsplacering kan bli aktuell vid anställning, vilket kopplar rollen till beredskap i offentlig verksamhet.
Det här bör kandidater lyfta i ansökan
Utifrån Skolverkets krav och arbetsuppgifter är det relevant att konkret beskriva:
- Din aktuella erfarenhet av registraturarbete, dokumentkontroll och kvalificerad administration i offentlig sektor.
- Hur du arbetat praktiskt med digital diarieföring och kvalitetssäkring av ärenden, inklusive avslut och förberedelse för arkivering.
- Kunskap och tillämpning av offentlighets- och sekretesslagstiftningen, exempelvis hur du hanterat utlämnanden och sekretessbedömningar inom ramen för registraturens uppdrag.
- Din vana att ge stöd i verksamheten: daglig rådgivning, hantering av inkommande frågor och samordning av ärenden.
- Erfarenhet av att utbilda eller informera internt, särskilt om registrering och dokumenthantering (pedagogisk förmåga).
- Bidrag till utvecklingsarbete: framtagande av rutiner, arbetssätt och systemförvaltning kopplat till diarie- och ärendehanteringssystem.
- Om du har det, erfarenhet av Public 360 och elektronisk informationshantering.
- Din säkerhets- och sekretessmedvetenhet, med hänsyn till att rollen kan omfattas av säkerhetsprövning och säkerhetsklassning.
Så söker du tjänsten
Enligt annonsen söker du genom att registrera din ansökan och besvara några frågor i ansökningsformuläret i stället för att bifoga ett personligt brev. Skolverket uppmanar sökande att läsa igenom formuläret och förbereda sina svar innan ansökan skickas in.
Sista ansökningsdag är 8 mars. Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med provanställning i sex månader. Annonsen anger placering i Solna och möjlighet till distansarbete upp till 50 procent.
Sammanfattningsvis signalerar annonsen ett tydligt behov av kombinerad kompetens inom digital diarieföring, offentlighets- och sekretessregelverk samt utveckling av rutiner och arbetssätt i en myndighetsnära informations- och säkerhetskontext.
