Ny tjänst: Acast söker Office Manager i Stockholm – det här söker arbetsgivaren
Acast söker Office Manager i Stockholm. Rollen är placerad på bolagets huvudkontor i Stockholm och beskrivs som en nyckelfunktion med ansvar för att kontorets dagliga drift fungerar – från medarbetarupplevelse och mötesmiljöer till podcaststudior och enklare tekniska upplägg. Office Manager blir även kontorets ansikte utåt och första kontaktpunkt för besökare, poddskapare, leverantörer och medarbetare.
Enligt annonsen rapporterar rollen till Managing Director för Nordics och innebär nära samarbete med flera interna team samt externa partners.
Ansvar och arbetsuppgifter
Annonsen beskriver ett brett operativt uppdrag med både kontorsdrift, leverantörsstyrning och visst ansvar kopplat till trygghet och säkerhet i arbetsmiljön. Exempel på arbetsuppgifter:
- Ansvara för den dagliga driften av kontoret och skapa en välfungerande, välkomnande och professionell miljö.
- Genomföra dagliga rundor/walkthroughs och hantera mötesrum, gemensamma ytor, kontorsmaterial och catering.
- Vara första kontaktpunkt för besökare och poddskapare.
- Äga och förvalta podcaststudiorna: säkerställa skick och kvalitet i upplevelsen för poddskapare.
- Hantera studiebokningar, kalibrering av utrustning (kamera/ljus) och enklare teknisk felsökning.
- Leverantörs- och fastighetsnära samordning: hantera relationer med kontorsrelaterade leverantörer och den dagliga dialogen med fastighetsförvaltare.
- Leda kontorsrelaterade projekt som renoveringar eller förbättringar av ytor.
- Vara utsedd kontakt för säkerhet och skydd, inklusive brandskydd/SBA (systematiskt brandskyddsarbete).
- Stötta interna event, konferenser och off-sites.
- Koordinera “high-stakes” sammankomster, inklusive Board- och Audit Committee-möten.
- Arbeta kontinuerligt med förbättringar i hur kontor och operativ verksamhet fungerar tillsammans.
Kravprofil: kompetens och erfarenhet
Krav
- Dokumenterad erfarenhet från liknande roll, exempelvis Office Manager, Executive Assistant, Operations Coordinator eller Project Manager.
- Förmåga att ta ägarskap och arbeta självständigt.
- Strukturerat och proaktivt arbetssätt samt vana att hantera flera parallella ansvarsområden.
- Trygghet i att hantera leverantörer, koordinera projekt och stötta seniora intressenter.
- Bekväm med att kombinera strategisk koordinering med hands-on kontorsdrift.
- God relationsbyggande förmåga och ett diplomatiskt problemlösningssätt.
- Flytande engelska (annonsen anger att detta är essentiellt).
Meriterande
Annonsen listar inga formella meriterande krav utöver ovanstående. Däremot framgår att rollen innehåller inslag av teknisk handpåläggning i studiomiljö (kamera/ljus och enklare felsökning) samt ansvar som säkerhets- och skyddskontakt inklusive brandskydd/SBA.
Vilken typ av säkerhetsroll är det?
Det här är i grunden inte en renodlad säkerhetstjänst som säkerhetschef, säkerhetsskyddschef eller CISO. Däremot innehåller rollen tydliga beröringspunkter mot fysisk säkerhet och arbetsmiljö/trygghetsarbete i kontorsmiljö, genom att Office Manager enligt annonsen ska vara utsedd kontakt för “security and safety”, inklusive brandskydd och SBA.
För säkerhetsbranschen signalerar annonsen ett fortsatt kompetensbehov kring praktisk säkerhets- och trygghetssamordning i vardagsdriften: leverantörsstyrning, fastighetsnära samverkan, rutiner och ansvar för brandskydd i kontorsmiljö. Inga delar i annonsen pekar specifikt ut informationssäkerhet, IT-säkerhet eller cybersäkerhet som ansvarsområde, annat än att rollen omfattar enklare teknisk support kopplad till studioutrustning.
Det här bör kandidater lyfta i ansökan
Utifrån annonsens innehåll kan det vara relevant att konkretisera exempel som visar att du kan driva en kontorsmiljö med både service, struktur och säkerhetsmedvetenhet. Kandidater kan exempelvis lyfta:
- Erfarenhet av att driva daglig kontorsdrift med tydliga rutiner (walkthroughs, ordning i gemensamma ytor, mötesrumslogistik).
- Leverantörsstyrning i praktiken: uppföljning, beställningar, kravställning och löpande dialog med fastighets-/property management.
- Projektledning av kontorsförbättringar, renovering eller flytt/ombyggnation (planering, koordinering, risker och tidplan).
- Arbete med brandskydd/SBA: hur du har organiserat kontroller, dokumentation och uppföljning (om du har sådan erfarenhet).
- Förmåga att hantera “high-stakes” möten: diskretion, förberedelser, stakeholder management och att få detaljer att sitta.
- Teknisk grundvana kopplad till utrustning och felsökning i studio-/mötesmiljö (kamera/ljus) samt hur du säkerställer en stabil användarupplevelse.
- Samarbete i internationell miljö och arbete på engelska i vardagen.
Så söker du tjänsten
Annonsen anger att tjänsten är baserad på Acasts huvudkontor i Stockholm och att rollen rapporterar till Managing Director för Nordics. Det framgår inte av annonsen vilken sista ansökningsdag som gäller, hur ansökan ska skickas in, eller om tjänsten är heltid/deltid. Inte heller lön eller anställningsform specificeras i den text som publicerats.
Sammanfattningsvis: Acast söker en Office Manager i Stockholm med stark operativ förmåga, leverantörs- och projektkoordinering samt ett uttalat ansvar som säkerhets- och skyddskontakt inklusive brandskydd/SBA – en roll som kombinerar kontorsdrift, service och grundläggande fysisk säkerhet i vardagen.
