Bakgrundskontroller har blivit en vanlig del av moderna rekryteringsprocesser, särskilt inom branscher där medarbetare hanterar säkerhet, ekonomi eller arbetar med barn och äldre, uppger TribuSoft i ett pressmeddelande. Genom den digitala tjänsten på Belastningsregistret.se kan arbetsgivare ta del av relevanta uppgifter om arbetssökande, såsom domar, skulder, inkomster och körkortsbehörighet, för att minska risken för felrekryteringar.
Enligt företaget används bakgrundskontroller både för att kvalitetssäkra nyanställningar och för att säkerställa att medarbetare inte har en bakgrund som strider mot kraven i tjänsten. I vissa branscher krävs utdrag ur belastningsregistret enligt lag, exempelvis inom skola, vård, omsorg och vissa säkerhetsklassade verksamheter.
Digital process med samtycke och offentliga källor
Tjänsten från Belastningsregistret.se är utformad för arbetsgivare och beskrivs som snabb, säker och i enlighet med gällande lagstiftning. Processen inleds med att arbetsgivaren loggar in i en portal och anger personnummer för den som söker anställning. Därefter ger den arbetssökande sitt samtycke digitalt till att en kontroll genomförs.
När samtycke finns inhämtar tjänsten uppgifter från flera offentliga källor. Resultatet levereras sedan digitalt till arbetsgivaren, ofta inom några timmar enligt TribuSoft. Rapporten kan omfatta information om domar, körkortsuppgifter, ekonomisk historik, inkomst, styrelseuppdrag och andra datapunkter, beroende på vad som är relevant för den aktuella tjänsten.
Bakgrundskontrollerna används i första hand inför nyanställning, men kan även tillämpas vid intern befordran, inhyrning av konsulter eller vid särskilda uppdrag. Enligt företaget är kontrollerna särskilt vanliga för ekonomiansvariga, roller med tillgång till känsliga uppgifter samt chefspositioner.
Informationshantering och frågor om dataskydd
TribuSoft framhåller att tjänsten ska underlätta för arbetsgivare att fatta underbyggda beslut utan att fördröja rekryteringsprocesser. Lösningen beskrivs som helt digital, med hög tillgänglighet och utan dolda avgifter eller abonnemang. Företaget lyfter att tydligt samtycke enligt dataskyddsförordningen, GDPR, är en del av tjänstens upplägg.
I sina vanliga frågor uppger TribuSoft att det är tillåtet att genomföra en bakgrundskontroll utan kandidatens samtycke om det finns en rättslig grund, vanligtvis berättigat intresse, men att kandidaten alltid måste informeras i förväg. Vidare anges att uppgifter från en bakgrundskontroll endast får sparas så länge de är nödvändiga för den aktuella rekryteringen, och därefter ska raderas eller anonymiseras enligt dataskyddsförordningen.
En anmärkning i belastningsregistret behöver enligt företaget inte automatiskt hindra en anställning. Bedömningen påverkas av vilken typ av tjänst det gäller, vilken typ av brott som förekommer och hur lång tid som har passerat sedan händelsen. Vissa roller kräver utdrag utan anmärkning, medan andra arbetsgivare gör en individuell prövning av relevans.
TribuSoft uppger att tjänsten på Belastningsregistret.se riktar sig både till större organisationer och mindre företag som vill systematisera och kvalitetssäkra sina bakgrundskontroller inför rekrytering.
